Was bedeutet „Text-Retrieval“ oder „Document-Retrieval“?

„Text-Retrieval“ kann man mit „Text-Recherche“ oder mit „Finden von Text“ übersetzen. Die Funktion läßt sich am besten mit einem Beispiel verdeutlichen („Document-Retrieval“ bedeutet „Finden von Dokumenten“):

Auf Ihrer Festplatte (oder Festplatten) sind Ihre Daten (Briefe, Tabellen, OCR-Dateien, Internetseiten, Zeichnungen usw.) in unterschiedlichen Verzeichnissen abgelegt (gespeichert). Auch die Funktionalität neuerer Windows-Versionen lange Ordner- und Dateinamen zuzulassen kann den Inhalt einer Datei nur unzulänglich beschreiben. Die Folge ist ein „Dschungel“ an Daten und mühsames, zeitaufwendiges Suchen von Informationen!

Sie suchen z.B. den Brief an die Firma Meier über die Bestellung eines PC mit Modem und Drucker.
Bisher öffneten Sie einige Ordner und einige Dokumente bis Sie den Brief gefunden haben.

Mit IHAND starten Sie die Suchmaschine dtSearch mit einem Mausklick, geben der Suchmaske die Wörter „Meier Bestellung“ ein und erhalten in sekundenschnelle eine Liste aller Dateien (=Dokumente), die die Worte „Meier“ und „Bestellung“ enthalten. Und diese Liste wird kürzer, wenn Sie die Suche einfach durch weitere Suchworte wie „Modem Drucker“ verfeinern.

IHAND sucht nach Dateiinhalten, nicht nur nach Dateinamen wie viele andere Anwendungen! Und durch die IHAND-Volltext-Indizierung Ihrer Daten geschieht dieses sekundenschnell.

Mit IHAND finden Sie nicht nur Ihre eigenen Dokumente und Dateien, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter und Kollegen (sofern Sie für diese Dokumente eine Zugriffsberechtigung besitzen).

Mit IHAND sind die Zeiten mühsamer Suche vorbei, dtSearch spart Zeit, Streß, Kosten und Schulungsaufwand.
Ab jetzt heißt es beim Abspeichern nicht mehr "Ade", sondern "Auf Wiedersehen" !

Suchen ist mit IHAND einfach und macht Spaß, IHAND findet!.

Speichern Sie den Rohstoff  "Wissen" nicht nur in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter, sondern in Ihrem zentralen Informationssystem IHAND. Durch den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf dieses Potential schaffen Sie zufriedene Kunden und Mitarbeiter.

Ein Dokumenten-Management-System, auch Dokumentenmanagement-System oder DMS genannt, ist ein Programm, das der aufgabengerechten Erzeugung, Bereitstellung, Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten im Rahmen von organisatorischen und verwaltungsgerechten Vorgängen dient.

Was sind Dokumente? 
Dokumente sind alle Objekte die Informationen enthalten (auf Papier oder elektronische Objekte wie Dateien, Verzeichnisse oder zusammengesetzte Objektstrukturen), die also irgendwelche Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. 

Ein Dokument stellt einen bestimmten Informationsstand dar, und zwar zu einem bestimmten Zeitpunkt für Personen und/oder organisatorische Stellen. Ein Dokument dient zur Kommunikation zwischen internen und externen organisatorischen Einheiten bzw. Personen.
Hierbei sind die Zugriffsberechtigungen für Dokumente unbedingt zu beachten (Datenschutz).

Diese Definition eines DMS ermöglicht erst eine klare Unterscheidung zwischen DMS und Workflow-Management-Systemen. 

Technische Voraussetzungen 
Dokumente gelangen auf unterschiedliche Weise in ein DMS. Sie werden zum Beispiel durch ein Textverarbeitungsprogramm oder ein vorgelagertes Archivsystem in Form von digitalen Daten an das DMS weitergegeben.

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten von elektronischen Dokumenten:

• CI (Coded Information)-Dokument: Dokument mit maschinenlesbaren Zeichen (Druckdaten ASCII/ ANSI, Microsoft Word-Dateien, Internet-Seiten, pdf-Dateien usw.)
• NCI (Non Coded Information)-Dokument: Dokument in Form von Pixel-/Rastergrafiken (entsteht z. B. beim Scannen eines Dokuments oder ein Telefax)

Ein DMS sollte immer  ein Archivsystem beinhalten.

Ein DMS benötigt ggf. auch Bildschirmarbeitsplätze um NCI-Dokumente lesen und bearbeiten zu können. 

Ein DMS besteht aber nicht nur aus Grafikarbeitsplätzen, die als Recherche oder Retrievalplatz eingerichtet sind. 
Die noch dazu gehörenden Komponenten eines DMS sind:

• Server (Archivserver): Verwaltung aller Speichermedien (Festplatten, MO, WORM, CD, DVD, Jukebox usw.), Verwaltung der Datenbanken, Verwaltung der Benutzer
• Erfassungsplatz/Scanner-Station: mit Scanner-/Drucker-Anschluß

Diese Komponenten eines DMS sollten durch ein leistungsfähiges Netzwerk miteinander verbunden sein.

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