Was sagt die Fachwelt zum Thema?

Dokumenten-Management ist "ein alter Hut".
Die Ablage von Dokumenten wird organisiert seitdem Dokumente erstellt werden; warum? Um Dokumente wiederfinden zu können.
Im deutschen Sprachraum versteht man unter Dokument ein staatliches, gerichtliches oder notarielles Schriftstück, auch Verträge werden hinzugezählt, normales Schriftgut wie Briefe usw. sind davon ausgenommen.
Im englischen Sprachraum werden alle Schriftstücke wie Briefe, Tabellen, Zeichnungen usw. als Dokumente bezeichnet (z.B. die Dateiendung .doc für Dokumente (Dateien) der Textverarbeitung Microsoft Word).

Dokumenten-Management ist also die organisierte und strukturierte Ablage von Dokumenten aller Art, um ein Wiederfinden nach der Ablage zu gewährleisten  -  Informationsmanagement verwaltet alle Informationen.

Die Ablage elektronisch erstellter Dokumente (per Rechner) und gescannter Dokumente hat sich mit dem explosionsartig verbesserten Preis-/Leistungsverhältnis der Rechner und -systeme drastisch verändert.
Die Folge daraus ist ein wirtschaftlicher Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), die Ablage aller Dokumente in elektronischer Form, in allen Unternehmensgrößen. Demzufolge beschäftigt sich die Fachwelt, Unternehmens- und Organisationsberatungen, die Wissenschaft und die Fachpresse ausgiebig mit diesem Themenbereich.

Zusammenfassend spiegelt sich die Meinung der Fachwelt in folgenden Aussagen:

• Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind wirtschaftlich (siehe Amortisation )

• Dokumenten-Management-Systeme sparen Zeit und Streß

• Optimierung von Arbeitsabläufen

• Verbesserung von Service und Kundenbetreuung

• Reduzierung des Archivraumbedarfes

• Knowledge-Management-Systeme (KMS, Wissensdatenbank) sind erweiterte DMS

• Knowledge-Management ist realisierte Teamwork

• Wissensmanagement schafft zufriedenere Kunden und Mitarbeiter

• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens

• übergreifende Bezeichnung ist Informations-Mangement oder Informations-Handling (schließt die Begriffe Text-Retrieval, Recherche-Software, DMS, KMS, usw. ein)

In folgenden finden Sie einige Meinungen aus Fachpublikationen:

Benutzen Sie auch Ihre Festplatte als WOM? Als Write-Only-Memory, das zwar vom Geschäftsbrief bis zum Foto alles einlagert, das aber die wenigsten Informationen wieder hergibt, weil man sie niemals wiederfindet?
Wer viele Daten elektronisch in Bereitschaft halten will, braucht ein System, um die gespeicherten Daten zweckmäßig zu sortieren und geordnet aufzubewahren. (Anmerk. von BTB: Mit IHAND nicht notwendig, IHAND findet fast alles auf Ihren Festplatten.)
Die gesammelten Aktenfluten in Büros sorgten in endlosen Reihen von Ordnern für's spröde Behördenflair - nützlich nur, wenn jemand die Papiere mit Fleiß z.B. nach Eingangsdatum und Art des Inhalts geordnet abgelegt hat. Doch selbst dann wehe dem, der "mal eben" etwas heraussuchen wollte, ohne sich vorher in das ausgeklügelte Ablagesystem einzuarbeiten.
Der PC könnte das Leben viel leichter machen.
(Zeitschrift c't 2003, Heft 11)
 

Einer Umfrage der Fraunhofer Gesellschaft (IAO) ergab folgende Haupthemmnisse bei der Einführung von Systemen der Dokumentenverwaltung (nach Unternehmensgröße in Mitarbeitern):

(Zeitschrift Info 21 Heft 2/2002, www.info21.de )
Überprüfen Sie selbst dtSearch anhand dieser Haupthemmnisse. Bilden Sie sich Ihr eigenes Urteil!
 

Das Marktforschungsinstitut IDC ermittelte, daß Mitarbeiter zwischen 50% und 80% der Arbeitszeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen. Dokumenten-Management-Systeme reduzieren die Suche nach Belegen auf ein Minimum: sie verwalten und archivieren Dokumente elektronisch. Durch das Minimieren von Recherchezeiten, dem Verbessern des Ablagesystems, dem zeitnahen Zugriff auf Informationen sowie dem geringeren Raumbedarf für das Archiv optimieren diese Systeme die Arbeitsabläufe und leisten damit einen Beitrag für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
(Zeitschrift businessUSER 04/2001, )

Ein DM-System (Dokumenten-Mangement-System) ist natürlich sehr hilfreich, da es umfassende Recherchen und Informationen liefern kann.
Anwender möchten häufig auf ganz einfache Prozesse aufsetzen: Ein Dokument an drei oder vier Arbeitsplätze weiterleiten, um eine bestimmte Reaktion zu bekommen. Etwa eine Bestätigung, eine Korrektur oder einen Rückruf.
(Zeitschrift Info 21 Heft 2/2001, www.info21.de )

Entscheidender Faktor ist immer, daß die Menschen die Systeme akzeptieren und damit arbeiten.

„Da der Kontext aber die Qualität der Informationen begründet, muß die Indizierung unabhängig von der Zeit der Erstellung sein." Als Lösung schlägt Prof. Dengel vor, Information als Rohstoff zu betrachten, auf die die Anwender mit individualisierten Prozessen zugreifen. „Somit hätte jeder Mitarbeiter seinen Platz innerhalb dieser Infrastruktur."

Prof. Andreas Dengel macht Knowledge-Management zwischen dem menschlichen und dem maschinellen Wissen fest. Als Interface funktioniere es nur dann, wenn die Anwender bereit wären, ihr Wissen mit anderen zu teilen.

Vor dem Knowledge-Management steht die Frage, wie die Daten überhaupt in das Unternehmen oder in dessen Netzwerke kommen. Hier ist noch immer das Scannen der Eingangspost, wie Verträge, Abrechnungen, Lieferscheine wichtig. Immer bedeutender wird allerdings der Input, der über das Web in die Firma kommt. In beiden Fällen muß leistungsfähige Software die Informationen als solche erkennen und zuordnen. Fraglich ist, ob die Systeme die logische Strukturierung, die Papier oder Internet haben, nachbilden können. Andreas Dengel weist darauf hin, wie wichtig es ist, diesen Medienbruch zu überwinden:
Deshalb gehört die Verschlagwortung zu den unbeliebten Aufgaben innerhalb einer Firma.

Knowledge-Management erfordere die Kreativität der Kollegen, um das Wissen im Unternehmen zu verwalten.
(Zeitschrift Info 21 Heft 5/2000, www.info21.de )

Dokumente in einem elektronischen System können fast alles sein ...
Heute können elektronische Dokumente fast beliebigen Inhalts sein: Dateien, Faksimiles, Listen, digitalisierte Sprache, digitalisierte Videos, „eingefrorene Bildschirminhalte“, Protokolldaten und Kombinationen dieser Typen.
Im Prinzip ist alles ein Dokument, was als Datei oder definierter Bestandteil einer Datei in strukturierter oder unstrukturierter Form in einem DV-System vorliegt und zu einem bestimmten Zeitpunkt als eine authentische, inhaltlich und formal zusammengehörige Einheit betrachtet wird. 
Durch die Möglichkeiten der Veränderung von Daten in EDV-Systemen ergeben sich an elektronische Dokumente hohe Anforderungen. Sie müssen genau den Zustand, die Zusammensetzung, die Form und den Inhalt wiedergeben, die sie zum Zeitpunkt ihrer intentionellen Erstellung hatten. Dynamische Links, automatische Updates in Dokumenten, Veränderungen der Zusammenhänge, Zusammensetzung von Dokumenten aus eigenständigen Komponenten, die Abhängigkeit von Formaten und Laufzeitumgebungen und andere Faktoren stellen damit besondere Anforderungen an ein System zur Verwaltung solcher Dokumente.

Viele Anbieter setzen daher auf eine besondere Form des elektronischen Dokumentes, bei dem nicht nur der Inhalt einfach als Datei abgelegt wird, sondern ein Dokumentobjekt gebildet wird, daß alle beschreibenden Merkmale und Verwaltungsinformationen, die zum Wiederfinden, Wiederherstellen von Zusammenhängen und zur Reproduktion notwendig sind, beinhaltet.

Dieser Ansatz wurde in der Vergangenheit bereits in Normen wie ODA/ODIF oder DFR gefaßt, konnte sich jedoch nicht am Markt nicht etablieren.
(Dr. Ulrich Kampffmeyer, Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement, 1999)

KPMG befragte Unternehmen zur Bedeutung von Knowledge-Management:

• bei 21% schon vorhanden

• bei 37% in der Planung

• 26% sind informiert und interessiert

• 2% sind informiert und nicht interessiert

• 11% sind nicht informiert

• 3% Sonstiges

(KPMG-Studie aus Zeitschrift Info 21 Heft 2/2001, www.info21.de )

Bewußte Entfaltung persönlicher Potentiale

Förderung der Entstehung von Wissen   -   Mitarbeiter sind die Urheber neuer Ideen
Die Freisetzung dauerhafter Kreativität im Betrieb zur Erzeugung von Know-how verlangt nach aktiver Unterstützung und Befähigung.
... Wissensmanagement ist seit den frühen 90er Jahren populär. Know-how zu generieren und zu bewahren wird seither als Quelle dauerhaft hoher Rentabilität eingeschätzt. Dies geschah in Reaktion auf die damals kursierenden Managementmethoden: Bei radikalen "Abmagerungskuren" von Unternehmen, bei Outsourcing und Fusionen gingen oft wichtige Wissensträger verloren.
(Prof. Georg von Krogh, Ph. D., Lehrstuhl f. Betriebswirtschaftslehre Universität St. Gallen (HSG) und lic.oec. Yvonne Wicki, Institut für Betriebswirtschaft (HSK) , aus Zeitschrift Unternehmer-Magazin 5/2001, http://unternehmermagazin.de/ )

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