Bundesministerium der Finanzen verlangt elektronische Archivierung

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wird ab dem 1. Januar 2002 den Aufwand bei steuerlichen Betriebsprüfungen reduzieren und deshalb die Prüfungsmethoden den modernen Buchführungstechniken anpassen.

Gemäß einer Gesetzesnovelle der Abgabenordnung (AO), die mit Beginn des neuen Jahres in Kraft tritt, werden Unternehmen verpflichtet, "originär erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen nicht ausschließlich (!) in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden."

Das bedeutet in der Praxis: Alle die Steuerpflichtigen, die mit einem EDV-System, mit Computer, steuerlich relevanten Unterlagen erstellen und/oder bearbeiten (oder erstellen lassen) sind ab dem 1.1.2002 zur elektronischen, revisionssicheren Archivierung verpflichtet.

Diese Vorschrift gilt für alle Unternehmen aller Branchen, unabhängig von Mitarbeiterzahl oder Umsatz.
Entscheidend ist lediglich die Frage, ob die Buchführung per EDV erstellt wird.
Betriebsprüfern muß vom Steuerpflichtigen auf seine Kosten die Möglichkeit gegeben werden, sämtliche elektronischen, steuerrelevanten Betriebsprozesse zu recherchieren.

Diese Forderung kann im Prinzip nur ein elektronisches Archiv kostengünstig erfüllen, da in einem solchen Archiv die Daten unabhängig von Format und Erstellungsprogramm revisionssicher elektronisch abgelegt werden können.

Viele Gespräche mit Unternehmen und Unternehmern, aus den unterschiedlichsten Branchen, lassen ein Fazit zu:
Den meisten Unternehmen ist die Auswirkung der Abgabenordnung und die damit auf sie zukommenden Anforderungen durch die papierlose, EDV-gestützte Abwicklung von Betriebsprüfungen nicht bewußt.
Die hieraus resultierenden Aufgaben kann man in ihrem Umfang mit denen der Umstellung von DM auf EURO vergleichen.

Am 18. Juli 2001 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vom 16. Juli 2001.
Das Schreiben beinhaltet "nach Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder" die "Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen".

Mit der Freigabe ist nach Aussage von Regierungsdirektor Herbert Zwank neben dem Gesetz auch dessen Verwaltungsregelung verabschiedet. Somit steht fest, daß ab 01. Januar 2002 elektronisch archiviert werden muß; wie die praktische Umsetzung dieses Gesetzes aussieht, kann man diesem Schreiben entnehmen.

Es steht zum Download bereit auf dem Server des Bundesministerium der Finanzen:
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (BMF- Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/ 01 -)
http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf

Selbstverständlich können Sie dieses Schreiben auch auf unserem IHAND-Server erhalten:
GDPdU BFM 010716.pdf

Wir sind Ihnen gerne bei entsprechenden Lösungen behilflich, unser IHAND-System archiviert ohne großen Aufwand.

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